취재 일정 공유 어떻게 하시나요? 아니면 관리는? 매번 데스크에게 취재 일정을 공유하는 카톡 메시지를 보내고 있지는 않으신가요? 데스크는 매번 팀원의 취재 일정을 전화로 혹은 카톡 메시지로 수시로 확인하고 계시지는 않나요? 후배들의 취재 일정을 몰라서, 한창 취재 중인 기자에게 전화로 확인한 적은 없으신가요? 그럴 때마다 후배들의 원성을 산 적은 없으셨나요?

코로나19로 원격 근무가 일상화하면서, 일정 관리의 효율화가 어느 때보다 중요해지고 있죠. 데스크는 재택 근무 중인 팀원들의 일정이 궁금해 ‘폭풍 카톡’을 보내고, 후배는 보고한 일정을 다시 확인해달라는 데스크의 성화에 짜증을 내고. 이런 풍경이 빈번해졌다면 분명 위험한 신호입니다. 사소한 보고 절차 누락이 자칫 팀 내 신뢰를 의심케 하는 태풍으로 번져나갈 수 있기 때문입니다.

지난주 목요일 저는 구글 클라우드팀이 개최한 ‘미디어 데이‘에서 ’구글 워크스페이스와 뉴스룸의 생산성’을 주제로 발표를 했습니다. 이 문제를 쉽게 해결할 수 있는 팁을 전달해 드려볼까 합니다.

*미리 말씀드리지만 당시 발표도 이 글도 구글로부터 어떤 대가도 받지 않고 참여하고 작성했습니다.

짧은 시간 구글에 근무를 하면서 가장 익숙해진 툴을 꼽는다면 이메일과 구글 캘린더일 겁니다. 구글 문서는 이미 다양한 방식으로 활용을 해오고 있었기에 낯설지는 않았습니다. 하지만 구글 캘린더를 이렇게 다양한 용도를 빈번하게 사용할 줄을 정말 몰랐습니다. 그 경험을 여러분들과 공유해보려고 합니다.

특히 일정 보고가 일상이고, 특정 시간대에 방해받지 않아야 할 상황이 자주 벌어지는 기자의 업무 형태를 고려할 때 아래 소개하는 기능들은 어느 정도 도움이 되지 않을까 싶습니다. 물론 커뮤니케이션 문화가 먼저 바뀌어야 한다는 전제가 깔려 있긴 합니다.

팀원과 일정 공유하기 : 구글 캘린더의 가장 큰 매력은 사내 모든 직원들의 일정을 들여다볼 수 있다는 점입니다. 편집국장이 내 일정을 볼 수 있고, 나도 편집국장의 일정을 확인할 수 있습니다. ‘비공개’ 설정을 하지 않은 일정이라면 모든 게 공개되죠. 일정 공개는 모든 협업의 사실상 출발점입니다. 그만큼 투명하게 일할 수 있는 문화가 정착돼 있어야 합니다. 일단 팀원들이 구글 캘린더에 일정을 생성하는 순간, 모든 일정은 사내 모든 직원들에게 공유됩니다. 특별한 추가 조치가 필요 없습니다.

의외로 다른 조직원의 ‘일정 보기‘ 기능을 모르시는 분들이 많았습니다. 아래 화면을 보시겠어요? PC 화면 기준으로 왼쪽에 ’사용자 검색’이라는 항목이 보일 겁니다. 여기에 동료나 다른 조직원들의 이름을 적어보세요. 내 캘린더와 해당 동료의 캘린더가 겹쳐서 나타나게 될 것입니다. 동료도 캘린더에서 나의 이름을 검색하면 이처럼 일정을 확인할 수 있습니다. 캘린더를 사용하고 일정을 등록하는 순간부터 동료 및 조직원과의 일정이 공유되기에 그렇습니다.

다른 팀원의 일정을 확인하려면 캘린더 왼쪽 사용자 검색을 이용하면 됩니다.

기사 작성으로 온전히 집중만 해야하는 시간대엔 ‘매우 바쁨’ 혹은 ‘방해하지 말 것’이라고 입력해 두세요. 캘린더로 나의 일정을 검색한 동료가 그 시간대만큼은 여러분들을 방해하지 않을 겁니다. 구글에선 DNS라는 줄임말을 자주 쓰는데요. 'Do Not Schedule' 즉 '일정 안 잡아요'라는 의미랍니다. 캘린더에 이렇게 명시했음에도 유선으로 연락을 취한다면 그 동료의 매너를 의심해보는 게 좋을 겁니다!!

데스크의 팀원 취재 일정 파악하기 : 팀원이 15명(차장 포함)인 데스크가 있다고 가정해볼게요. 15명 모든 팀원들에게 일정 보고를 요청하는 것도 실은 번거로울 겁니다. 그리고 모든 팀원들의 일정을 수첩에 적어두고 관리하는 것도 ‘일’일 겁니다. 현장 후배 기자가 인터뷰 중인데 전화를 걸어서 급하게 보고하라는 지시를 내리는 것도 눈치 없는 일이죠. 팀원들의 일정을 무시하고 ‘오후 5시에 미팅있으니 모두 화상 회의에 접속하기 바람’이라는 메시지를 툭 던지는 건 요즘 같은 세상에 원망 살 일일 겁니다.

저라면 매일 오전 몇 시까지 캘린더에 일정을 등록해 두라고 요청을 할 겁니다. 구글에선 이 같은 업무 방식이 너무나 자연스러워서 굳이 ‘지금 무엇을 하는지’ 서로 물어보지 않습니다. 심지어 다른 시간대(타 국가)에 근무하는 동료들과 대화할 때도 마찬가지입니다. 캘린더만 보면 시차를 자동 계산해 일정을 확인할 수 있기에 더 없이 편리합니다.

'사용자 검색창'에 여러 명을 입력할 수도 있기에 한눈에 팀원들의 일정을 파악할 수 있죠. 부장 입장에선 차장들의 일정만 한눈에 볼 수 있어도 회의 시간 잡기가 훨씬 수월해질 겁니다. 불필요한 커뮤니케이션 비용을 아낄 수가 있는 것이죠.

일정 비공개 처리하기 : 중요한 일정은 비공개 설정할 수도 있습니다. 아래 캡처 이미지를 잠시 보시겠어요? 일정 설정 안에 ‘바쁨, 한가함’ 선택 메뉴와 ‘공개, 비공개’ 선택 메뉴가 있습니다. 일정을 비공개로 설정하고 바쁨이라고 선택하면, 다른 팀원들에겐 해당 일정의 제목이 보이는 것이 아니라 ‘바쁨’만 나타나게 됩니다. 사내 타부서에 공유할 수 없는 특종 관련 미팅은 이렇게 관리할 수가 있을 겁니다.

팀원 회의 일정 잡기 : 구글 캘린더의 가장 큰 장점 중 하나가 일정 잡기 기능이 아닐까 합니다. 예를 들어 회의를 해야 하는 동료나 팀원이 3명이라고 가정해보겠습니다. 사용자 검색에서 해당 팀원의 이름을 검색해 보세요. 그러면 겹치지 않는 시간대가 표시될 것입니다. 그 시간대를 클릭해서 일정 생성을 하면 검색한 모든 이들에게 미팅 초대장을 발송할 수 있게 됩니다. 무엇보다 캘린더에서 구글 미트 화상미팅 기능이 자동으로 설정돼 있어 추가적인 작업이 필요하지 않습니다. 그 시간대에 구글 미트로 화상에서 만나기만 하면 됩니다.

‘권장 시간‘ 기능은 핵심입니다. 여러 명을 미팅에 초대한 뒤에 이름 아래에 뜨는 ’권장 시간‘을 클릭하면 모두가 참석할 수 있는 시간을 추천해줍니다. 서로 일정을 맞추고 시간을 조율하는 번거로운 작업을 거치지 않아도 되죠. 부장이나 차장들이 이 기능을 활용하면 팀원들의 취재 일정을 방해하지 않고 팀 회의를 잡는데 도움을 얻을 수 있을 겁니다.

구글 캘린더에서 '권장 시간'을 클릭했을 때 나타나는 화면

✔  One More Thing - 개인 목표 캘린더에 추가 : 이건 정말 덤으로 알려드립니다. 재미 삼아 써보시길 권해드립니다. 오전 규칙적인 운동 일정을 자동으로 잡아두길 원한다면 이 기능을 활용해 보세요. 운동의 종류와 주당 횟수 등을 입력하면 구글 캘린더는 자동으로 일정을 예약해줍니다. 그래서 실제 실행했는지도 체크할 수 있습니다. 단, 모바일에서만 설정할 수 있다는 점 기억해 두시기를.

툴 도입보단 수평적 정보 공유 문화가 우선

오늘은 제게 익숙한 구글 캘린더만을 사례로 들어 설명을 드렸습니다. 구글 캘린더는 그저 사소한 툴에 불과합니다. 대부분의 언론사 편집국 기자들은 이 툴이 여전히 낯설 겁니다. 자신의 일정을 모든 직원들에게 공개/공유한다는 개념 자체도 불편하게 여길 분들이 많을 겁니다. 하지만 직접 실험해보시기 바랍니다. 머릿 속에서 걱정하셨던 일은 벌어지지 않습니다. 오히려 다른 팀원들이 일하는 방식을 더 잘 이해하게 되고, 협업도 한결 쉬워질 겁니다. 위계적 조직 문화가 관행처럼 구축해왔던 ‘비대칭적 일정 공유 문화’가 오히려 협업을 방해해왔다는 걸 체감하게 해 줄 것이라고 생각합니다. ‘부장은 내 일정을 볼 수 있지만 나는 부장의 일정에 접근할 수 없었던 과거’가 무엇을 위한 것이었는지 성찰하게 되는 계기가 될 것이라고 생각합니다.

툴을 도입하는 건 쉬울 겁니다. 하지만 수평적으로 정보를 공유하고 커뮤니케이션 하는 문화를 안착시키는 건 어려울 과제라 될 것이라고 생각합니다. 구글이 일정을 공유하는 방식을 구글 캘린더를 통해서 소개하고는 있지만 이 팁이 편집국이나 보도국에 곧장 안착될 것이라고는 기대하지 않습니다. 편집국 내 리더들이 먼저 나서지 않는 한 구글 캘린더에 매번 일정을 올리는 습관이 기자들 사이에서 먼저 형성되지는 않을 것이기 때문입니다. 그것이 아무리 효율적이더라도 말이죠.

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